(i co z tego można wynieść poza)

Jednym z powodów, dla których uważam, że Toastmasters jest jednym z najlepszych miejsc do nauki są sposoby ewaluacji, czyli dawania informacji zwrotnej, których używa. Ewaluacja ma służyć przekształceniu tego, co jest w lepszą wersję. Takie przekształcanie w zakresie umiejętności miękkich jest procesem powolnych zmian małymi krokami. Mikroulepszeniami, wypracowanymi i dostosowanymi do struktury i pozostałych umiejętności. (Od razu ciśnie mi się na myśl skojarzenie – Kaizen.) Tu u nie ma miejsca na spektakularne skoki jakości, choć ktoś, kto wytrwale realizuje te strategie w bardzo krótkim czasie może zadziwić innych swoim postępem.

Założenia

Ewaluacja wymaga odpowiednich warunków. Pierwszym, podstawowym jest odpowiednia atmosfera. Nie jest istotne, czy dzieje się to w klubie Toastmasters, czy w zespole profesjonalistów w firmie – dobra informacja zwrotna musi mieć odpowiednią podstawę emocjonalną: zufanie, zarówno ze strony nadawcy, jak i odbiorcy. Obie strony muszą zrezygnować z przemocy. Nadawca musi po pierwsze chcieć prawdziwie dobra osoby, którą ewaluuje. Po drugie musi dopuszczać to, że może się mylić, że może nie znać całości sprawy.

Odbiorca ma jeszcze trudniejsze zadanie. Musi tym bardziej być pokornym, im bardziej nadawca nie chce przyjąć swoich powinności. I końcu to odbiorcy powinno zależeć bardziej na poprawie sytuacji. Albo z tego powodu, że chce stać się lepszym, albo po prostu z takiego, że nie chce, by mu przeszkadzano w realizacji zadań.

To drugie stwierdzenie może budzić opór, jednak popatrzmy: zostaję wezwany “na dywanik”. Jeśli z jednej strony asertywnie, a z drugiej strony pokornie uda mi się przyjąć ewaluację to jestem wygrany. Jeśli uda mi się zmusić kogoś, kto właśnie daje mi mało precyzyjną ocenę, do tego, by dał mi precyzyjną ewaluację – wiem dokładnie, w jaki sposób będę rozliczany. Mogę w wyniku tego zmapować procesy, które mnie dotyczą, wykryć ewentualne wąskie gardła i  odnaleźć procesy, które są niepotrzebne. Skutek tego jest taki, że z jednej strony firma jest efektywniejsza, a procesy w niej zachodzące mają większą jakość. Z drugiej strony ja sam jestem bardziej zadowolony ze swojej pracy, mogę ją lepiej wykonywać a także jestem bardziej przydatny dla firmy. (Oczywiście mówię tu o w miarę zdrowych relacjach w firmie.)

Dlatego tak istotne jest przećwiczenie swoich reakcji w dużo przyjaźniejszym środowisku. Tak istotne jest przepracowanie modeli ewaluacji, żeby wiedzieć, jak z niej korzystać i jak jej udzielać. Ważne jest, żeby nad różnymi rodzajami ewaluacji pracować, uczyć się jej różnych modeli. W klubach Toastmasters wykorzystujemy cztery jej rodzaje, które pokrótce poniżej omówię. Jeśli zaś chodzi o jej modele, to temu poświęcę osobny artykuł.

Ewaluacja własna

To bazowe narzędzie, dzięki któremu wzrastamy w wybranym przez nas kierunku. Ewaluacja tego, co właśnie się wydarzyło, czy to wystąpienia, które właśnie miało miejsce, czy to jakiegoś innego zadania, które było realizowane. I nie jest istotne, czy zadanie to było  realizowane przez nas, czy przez kogoś. Istotne jest, czy mogę się z tego czegoś nauczyć.

W aspekcie projektów realizowanych w Toastmasters najczęściej spotykamy się z projektami scenicznymi. Mogą nam one pomóc zaobserwować elementy, które możemy udoskonalić nie tylko w aspekcie komunikacji scenicznej, ale także i innych sytuacji komunikacyjnych, czy to z grupą, czy z pojedynczą osobą. Możemy wyodrębnić zachowania kontroli grupy używane przez prowadzącego spotkanie, radzenie sobie z kryzysami podczas spotkań, czy delegowanie i nadzorowanie.

Z kolei na przykład ewaluacja głównego oceniającego pozwala zauważyć możliwości  usprawnienia spotkania, nie tylko klubowego, ale także innych. Mogę równocześnie skupić się na tym, w jaki sposób prezentuje swoja ewaluację. W jaki sposób łączy ewaluację grupowego wysiłku, z ewaluacją pełnienia poszczególnych funkcji na spotkaniu.

Analiza ewaluacji dawanych ze sceny pozwala usprawnić komunikację z publicznością. Pozwala też dostosować sposób osiągania celu i jego rzeczywistą wartość dla odbiorców. Pozwala poznać nowe aspekty techniczne konstruowania i głoszenia mów scenicznych, czy komunikowania się z grupą, na przykład jako manager.

Jest to według mnie, ale także na przykład według Jerzego Zientkowskiego  (https://zientkowski.pl/) narzędzie bardzo usprawniające rozwój kompetencji. Jerzy proponuje, by ewaluacje gromadzić w notatniku, a ewaluacje własnych projektów grupować i analizować pod kątem różnych umiejętności. To pozwala dostrzec trendy rozwoju naszych kompetencji, a także wychwycić uzdolnienia i wąskie gardła.

Można tego narzędzia używać także w innych sytuacjach komunikacyjnych: na radach, spotkaniach, po stosowanej w niektórych firmach “ocenie rocznej”, po trudnej rozmowie z kolegą czy przełożonym w pracy. Wielu specjalistów od rozwoju kompetencji stosuje taką długookresową analizę do znajdowania trudno uchwytnych w innym przypadku zależności pomiędzy zdarzeniami, nie tylko w ścisłym zeszycie do ewaluacji, ale na przykład w różnych rodzajach dziennika. Późno wypita dnia poprzedniego kawa, czy stresująca rozmowa może przynieść obniżenie jakości pracy dnia następnego. Świadomość tego pozwala nam nieco lepiej zarządzać swoją efektywnością, żeby łatwiej i przyjemniej nam się pracowało, czy ogólniej – żyło.

Ewaluacja statystyczna, na karteczkach

Na spotkaniach Toastmasters korzystamy z ewaluacji statystycznej. Indywidualnie, na karteczkach można wyrazić swoje zdanie na temat tego, co uznaliśmy w mowie prelegenta za dobre, czy też może za niewłaściwe. Jest to ewaluacja statystyczna, bo daje nam generalny pogląd na odbiór przez publiczność. Wielokrotnie zdarza się, że wyrażone  opinie są wzajemnie sprzeczne.

Jak więc korzystać z otrzymanych ocen?  Po pierwsze należy wyłuskać maksyma. One powinny pokazać nam, czy mowa była zrozumiała, czy jakiś element nie zakłócał wszystkim odbioru, czy więcej osób nie zwróciło uwagi na jakiś pozytywny czy negatywny element mowy. Trzeba oczywiście uważać, czy próbka jest wystarczająca duża statystycznie. Można też zastanowić się, czy wyłuskany element będzie miał takie samo znaczenie dla publiczności, do której docelowo chcemy wygłosić prezentowaną mowę. To wtedy, gdy klub traktujemy jak poligon, gdzie  możemy przetrenować mowę, którą mamy zamiar ostateczne zaprezentować gdzie indziej.

Po drugie należy zwrócić uwagę, czy generalnie publiczność właściwie zrozumiała mowę i czy został osiągnięty cel. Skoro mówimy dla jakiegoś celu, to powinniśmy mieć świadomość, jaki poziom jego osiągnięcia nas satysfakcjonuje. Inaczej mówiąc: ile osób zrealizuje to,czego byśmy od nich oczekiwali i w jakim stopniu.

Po trzecie powinniśmy wyłuskać te osoby, na których zdaniu szczególnie nam zależy. Specjalistów, czy osoby zaawansowane w rozwoju w jakiejś konkretnej działce komunikacyjnej, takiej jak na przykład prezentacje na flipcharcie czy w mowie ciała. Możemy te osoby wypytać o szczegółową ocenę konkretnych elementów już w prywatnej rozmowie. Dlatego właśnie tak ważne jest podpisywanie się na kartach ewaluacji.

Ta ocena jest też formą wynagrodzenia mówcy za trud przygotowania i wygłoszenia mowy. Osoby niezaawansowane mają trudność z określeniem w punktach mocnych i słabych stron, ale przecież zawsze mogą przekazać generalny odbiór mowy, a to także jest niezwykle istotne i przydatne.

Ewaluacja personalna

To kolejny rodzaj ewaluacji, który zasygnalizowałem już powyżej. Kiedy prosimy kogoś o ewaluację naszej mowy, lub gdy dopytujemy o jej elementy, otrzymujemy ocenę, która jest, a przynajmniej powinna być dopasowana do naszej osoby.

Kiedy z kolei dajemy tę ewaluację stykamy się z sytuacją komunikacyjną najbardziej powszechną: oceniamy, czy lepiej ewaluujemy pracę innych. Ćwiczenie tej umiejętności jest w obecnym czasie niezwykle istotne. Umiejętności trudnej, bo z jednej strony jest ona bardzo miękka: musimy wyczuć wrażliwość drugiej osoby, dostosować do niej poziom naszych negatywnych czy pozytywnych uwag. Z drugiej strony warto tu używać sprawdzonych modeli ewaluacji, począwszy od prostej “kanapki”, która nadje się do komunikacji z osobą nieprzyzwyczajoną do odbioru informacji zwrotnej, poprzez FUKO (Fakty Uczucia Konsekwencje Oczekiwania)i jej różnorakie rozszerzenia, aż po niezmiernie trudne w realizacji metamodele NVC (NonViolent Communication – Komunikacji bez Przemocy) Rosenberga.

Trudność tego typu komunikatów, które mają sytuację poprawić, podnieść całość organizacji, lub jakąś osobę na wyższy poziom rozwoju, wynika z naszych instynktów. One bowiem kierują nas ku jak najszybszemu uzyskania poczucia ulgi. Natomiast modele zaawansowanej ewaluacji niosą zamiast tego dyskomfort. By je w sytuacjach stresowych właściwie zastosować trzeba mieć je przećwiczone. Klub Toastmasters z jego unikalną atmosferą jest do tego doskonałym miejscem.

Ewaluacja sceniczna

Ponieważ ewaluacja statystyczna i personalna jest przeznaczona przede wszystkim dla mówcy, to według mnie ewaluacja sceniczna powinna być wycelowania w wywarcie efektu na publiczności. Efektem w tym przypadku jest wsparcie pierwszego rodzaju ewaluacji, czyli ewaluacji własnej.

Kiedy siedzisz na widowni i czy to przez nieznajomość tematu, czy przez rozproszenie, albo przez wnikliwe skupienie na temacie prelekcji masz tylko niejasne wrażenia odnośnie technicznych aspektów mowy powinieneś oczekiwać od ewaluatora, żeby rozwiał tę mgłę wątpliwości. Mowa ewaluacyjna powinna zawierać wszystkie elementy, które ten cel realizują. Główne cztery aspekty, które powinniśmy wziąć pod uwagę, to:

  • analiza mowy i jej elementów pod względem retorycznym i logicznym,
  • wnioski, które wynikają z tej analizy; to znaczy w jaki sposób można poprawić podobną mowę,
  • podsumowanie, które powinno w sposób ułatwiający zapamiętywanie zebrać wszystkie wnioski oraz zachęcić mówcę do następnych projektu i dalszego wysiłku;
  • technika mowy, czyli wszystkie elementy, które składają się na dobrze wygłoszoną mowę.

Na koniec warto wspomnieć trochę więcej o tych aspektach technicznych. Po pierwsze mowa powinna być wygłoszona tak, by w klarowny i wspierający przyswojenie i zastosowanie nowych wiadomości sposób dostarczyć informację tobie i reszcie publiczności. Po drugie powinna wspierać mówcę i jego wysiłki w rozwoju kompetencji komunikacji scenicznej. Powinna być konkretna i łatwa w zapamiętaniu i użyciu; wspierająca mówcę, nie będąc równocześnie czczą laurką. Trudno to osiągnąć, dlatego ewaluacja sceniczna jest według mnie jednym z najtrudniejszych rodzajów mów.

I co z tym począć dalej

Patrząc na zasady obowiązujące w Toastmasters, czy na arkusze ocen konkursów widać klarownie, że jest to organizacja nastawiona na budowanie liderów. Oczywiście można w klubie nauczyć się przemawiać i przełamać swoje ograniczenia sceniczne. Jednak komunikacja sceniczna, komunikacja z grupą traktowana jest jako narzędzie do edukacji dla managerów, liderów, szkoleniowców czy sprzedawców. Nie sposób stać się wielkim mówcą zaniedbując te aspekty rozwoju kompetencji osobistych.

Ewaluacja pozwala rozwijać się dużo szybciej, planowo. Pozwala znajdować w swoich umiejętnościach wąskie gardła, umiejętności, których niedostatki przeszkadzają innym, niwecząc efekt.

W klubie Toastmasters pozytywna atmosfera i znajomość technik ewaluacji pozwala pracować nad swoimi umiejętnościami dużo efektywniej. Dlatego, jeśli jesteś członkiem Toastmasters – staraj się jak najwięcej dowiedzieć o ewaluacji, bo to jest jak podlewanie ogrodu. Nawożenie, czyli wiedza merytoryczna o tym, co należy zrobić, nie jest wystarczająca. Trzeba jeszcze wiedzieć jak to zrobić, a w dziedzinie kompetencji miękkich – jak TY to masz zrobić.

Jeśli natomiast nie jesteś jeszcze członkiem Toastmasters, to serdecznie zachęcam do zaglądnięcia na spotkanie, najlepiej kilku klubów, no i wstąpienia w szeregi ludzi, którzy chcą stać się jak najlepszymi ewaluatorami.

Miejsca spotkań znajdziesz w wyszukiwarce: https://www.toastmasters.org/Find-a-Club?q=Poland

Published by Ryszard Kosowicz

Logistyk informacji, manager, z wykształcenia filozof, ostatnio członek Toastmasters International.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.